Pomiary klimatyczne w urzędach

W związku z doświadczeniami zawodowymi, muszę i chcę gdzieś sobie przeanalizować środowisko długotrwałego przedarchiwalnego przechowywania dokumentów. W urzędach (aparatach pomocniczych obsługujących organy władzy publicznej, np. samorządowe: burmistrza, starostę, marszałka województwa; rządowe: wojewodę, ministra itp.) co do zasady nie obowiązują bowiem normatywne (tj. oparte o ustawy i rozporządzenia krajowe i europejskie) wymagania odnośnie warunków długotrwałego (tj. w zamierzeniu przez dziesięciolecia) przechowywania podręcznych zbiorów dokumentacji w komórkach organizacyjnych urzędu, w tym pomiarów parametrów klimatycznych (środowiskowych) jak wilgotność, temperatura, nasłonecznienie i ich wahania. Potocznie takie miejsca nazywa się „archiwami”, ale nie są to ani „archiwa zakładowe”, ani „archiwa państwowe”.

Istnieją bowiem normatywne wymagania tylko dla archiwów zakładowych (AZ), np. § 8 ust. 3 pkt 5 i załącznik do instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140), dla urzędów JST i zespolonej administracji rządowej w województwie, określa warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego, jakie należy utrzymywać — np. dla typowego papieru to temperatura 14÷18°C i wilgotność 30÷50% RH z fluktuacjami ±1°C i 3% RH.

Ta sama instrukcja dla urzędów JST&UW w § 6 określa w celu zabezpieczenia dokumentacji nieelektronicznej przed uszkodzeniem, że lokal AZ powinien:

• być usytuowany na poziomie budynku z odpowiednią wytrzymałością stropów;
• być suchy, zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;
• posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;
• być zabezpieczony przed włamaniem co najmniej przez wzmocnione drzwi z minimum dwoma zamkami, w tym jednym o skomplikowanym systemie otwierania, plombowane po zakończeniu pracy w danym dniu;
• być zabezpieczony przed pożarem co najmniej przez system wykrywania ognia i dymu oraz wyposażenie w gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;
• być zabezpieczony przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;
• zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji, bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;
• posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła.

Zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 3 tejże instrukcji archiwalnej urzędów JST&UW, pomieszczenia magazynowe AZ wyposaża się w sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza. Do pomiarów tradycyjnych służą termometr i higrometr (wilgotnościomierz), a zautomatyzowanych (na papierze lub elektronicznych przyrządów z odczytem np. USB) — termograf i higrograf. Ich połączeniem są rejestratory danych klimatycznych (np. produkty grupy Trotec, Simex). Pierwsze tradycyjne o tyle bardziej obciążają pracą, że trzeba samemu cyklicznie (np. codziennie) odczytywać i zapisywać wyniki; te ostatnie rozleniwiają i pozwalają zapisać zbiorcze dane w dłuższych okresach (np. kwartalnie). W obu przypadkach, pomiary nie służą same sobie, tylko odpowiednio szybkiego podjęcia stosownych reakcji w razie przekroczenia dopuszczalnych fluktuacji, tj. w celu dostosowania (obniżenia latem, podwyższenia zimą) temperatury i wilgotności.

Używane w takich celach przyrządy pomiarowe normatywnie nie podlegają legalizacji zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 kwietnia 2017 r. w sprawie rodzajów przyrządów pomiarowych podlegających prawnej kontroli metrologicznej oraz zakresu tej kontroli (Dz. U. poz. 885) i ustawą z dnia 11 maja 2001 r. — Prawo o miarach (Dz. U. z 2018 r. poz. 376, z późn. zm.). Mogą podlegać odpłatnemu dobrowolnemu wzorcowaniu (pot. kalibracji) przez akredytowany podmiot. Natomiast adekwatność dalszego stosowania przyrządów do celu można utrzymać poprzez np. własne cykliczne (np. raz w roku) porównanie pomiarów (wskazań) pomiędzy przyrządami, zabieranymi na dobę do tego samego miejsca-pomieszczenia.

Takie normatywne wymagania nie dotyczą (powtórzę) miejsc długotrwałego przechowywania dokumentacji podręcznej w komórkach organizacyjnych, tj. poza lokalem archiwum zakładowego, do którego wstęp jest możliwy tylko w obecności archiwisty (§ 9 instrukcji archiwalnej). Zgodnie bowiem z § 63 ust. 1–2 instrukcji kancelaryjnej urzędów JST&UW stanowiącej załącznik nr 1 do tego samego rozporządzenia, co prawda teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych tylko przez dwa lata a po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego; jednakże dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej — na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego. Ponadto nie przekazuje się teczek aktowych, dopóki zawierają sprawy niezakończone. W przypadku teczek zbiorczych (art. 53 ust. 6 tejże instrukcji kancelaryjnej) moim zdaniem zakończenie zbiorczego kryterium następuje dopiero po śmierci podmiotu lub likwidacji przedmiotu, stanowiącego podstawę założenia teczki zbiorczej.

Długotrwale w sposób podręczny (poza archiwum zakładowym) jako teczki zbiorcze przechowywane są m.in.:

• akta osobowe pracowników (niebawem: „dokumentacja pracownicza”) — § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894) a od 2019 r. § 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369), art. 94 pkt 9a–9b i art. 298(1) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, poz. 1000 i poz. 1076) oraz art. 41f ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778, z późn. zm.) w brzmieniach nadanych m.in. ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357); JRWA (2011) akta osobowe osób zatrudnionych 220;
• akta ewidencyjne kierowców i osób bez uprawnień — § 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 24 lutego 2016 r. w sprawie wydawania dokumentów stwierdzających uprawnienia do kierowania pojazdami (Dz. U. poz. 231, z późn. zm.); JRWA (2011) ewidencjonowanie kierowców 5430;
• akta pojazdów — § 9 rozporządzenia Ministra Transportu z dnia 27 września 2003 r. w sprawie szczegółowych czynności organów w sprawach związanych z dopuszczeniem pojazdu do ruchu oraz wzorów dokumentów w tych sprawach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1088, z późn. zm.); JRWA (2011) dokumentacja rejestracji pojazdów 5410;
• teczki obiektów budowlanych, a właściwiej: pozwoleń budowlanych — art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz. U. z 2017 r. poz. 1332, z późn. zm.), zgodnie z którym organ administracji architektoniczno-budowlanej przechowuje zatwierdzone projekty budowlane, projekty budowlane załączone do zgłoszenia, w stosunku do którego organ nie wniósł sprzeciwu, a także inne dokumenty objęte pozwoleniem na budowę lub tym zgłoszeniem, co najmniej przez okres istnienia obiektu budowlanego, co nieliteralnie wymusza przechowywanie spraw w odrębnych pojedynczych teczkach (§ 53 ust. 7 instrukcji kancelaryjnej dla urzędów JST&UW); JRWA (2011) pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części 6740;
• akta ewidencyjne dokumentów stowarzyszeń zwykłych złożone do nadzorującego starosty (prezydenta miasta na prawach powiatu) — art. 40b ust. 5 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. — Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2017 r. poz. 210);
• akta ewidencyjne dokumentów (będące podstawą wpisów lub odmowy wpisania do ewidencji) niektórych klubów sportowych (uczniowskich lub innych działających w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej) — § 6 rozporządzenia Ministra Sportu i Turystyki z dnia 18 października 2011 r. w sprawie ewidencji klubów sportowych (Dz. U. Nr 243, poz. 1449) w związku z art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2017 r. poz. 1463, z późn. zm.).

Podobny status mogą mieć:

• teczki nadzorowanych stowarzyszeń i fundacji — w luźnym związku z art.8 ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. — Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2017 r. poz. 210) oraz art. 15a ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 40, z późn. zm.); jednakże brak pewności, że teczki są zbiorcze (nie wykluczam analogii i intuicji, ale dostrzegam niedopowiedzenia); możliwe jest zastosowanie teczek aktowych dla podmiotu sprawy z § 53 ust. 5 wspomnianej już instrukcji kancelaryjnej dla JST&UW, jednakże z pełnymi konsekwencjami (§ 62 ust. 3 pkt 1 tejże instrukcji: tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce).

Ponadto wg odrębnych przepisów długotrwale przechowywane są m.in.:

• materiały zasobu geodezyjnego i kartograficznego — § 16 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183) w związku z ustawą z dnia 17 maja 1989 r. – Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2017 r. poz. 2101, z późn. zm.);
• akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego — rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1904) w związku z art. 27 ust. 2 i art. 128 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 2064 z późn. zm.);
• akta rejestrowe KRS — art. 9 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2018 r. poz. 986);
• akta ksiąg wieczystych i zbiory dokumentów nieruchomości bez KW — art. 28, art. 36(1) i art. 123 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. z 2017 r. poz. 1007, z późn. zm.);
• akta spraw sądowych i prokuratorskich — rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz. U. z 2014 r. poz. 991), zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. MS z 2003 r. Nr 5, poz. 22, z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. poz. 2316 z późn. zm.), rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 5 sierpnia 2015 r. – Regulamin wewnętrznego urzędowania wojewódzkich sądów administracyjnych (Dz. U. poz. 1177), rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 kwietnia 2016 r. – Regulamin wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury (Dz. U. z 2017 r. poz. 1206, z późn. zm.); por. Stowarzyszenie Archiwistów Instytucji Wymiaru Sprawiedliwości;
• księgi notarialne — § 7 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia 1991 r. w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sądom rejonowym (Dz. U. Nr 33, poz. 147, z późn. zm.);
• akta spraw komorniczych — rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 października 2011 r. w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 370);
• dokumentacja osobowa i płacowa pracodawców przez wyspecjalizowanych przechowawców-przedsiębiorców wpisanych do rejestru — rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284).

Źródłem nienormatywnych wymagań dotyczących przechowywania dokumentacji mogą być normy:

• PN-ISO 11799:2006 informacja i dokumentacja — wymagania dotyczące warunków przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych (PL)
• PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02 ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących (EN, ex 2005 PL);
• ponadto inne normy (np. QMS ISO 9001) również mogą wymagać odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji (własności klienta lub udokumentowanej/utrzymanej informacji; zapisów).

Z resztek przyzwoitości zaznaczam, że analiza NIE jest wysoce naukowa ani prawna — poruszam się po materii mi obcej. Tym nie mniej, do jakichś wniosków muszę dojść. Nie znajduję w internecie konkretnych przykładów-wzorów procedury (instrukcji, formularzy, ewidencji itp.) pomiarów wilgotności i temperatury dla miejsc przechowywania dokumentacji, w tym archiwów zakładowych.

Po co zatem interesować się wilgotnością, temperaturą i nasłonecznieniem w miejscu długotrwałego przechowywania podręcznej dokumentacji?

• papier w zbyt skrajnej lub wahającej się wilgotności i temperaturze — szybciej staje się zmarszczony, spulchniony, zdeformowany, skleja się, traci wytrzymałość na zniszczenia mechaniczne (przy próbie przenoszenia/przewracania kartek może skruszeć, rozsypać się w pył), rozwijają się grzyby, które żywią się papierem;
• światło słoneczne (ultrafioletowe/UV) przyspiesza rozkład atramentu, tuszu i kolorów oraz zwiększa wahania temperatury;
• przez to informacje (zapisy) na papierze mogą być bezpowrotnie utracone.

Działaniami zapobiegawczymi wobec tej potencjalnej niezgodności mogą być:

• zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania papieru, minimalizacja czynników negatywnych;
• przeniesienie do archiwum zakładowego — z mocniejszych wymagań lepsze warunki przechowywania, ale bardziej ograniczony dostęp do akt, przestają być bieżące-podręczne;
  oraz/albo (czyli „lub”)
• informatyzacja — przeniesienie (migracja) treści z papieru do komputerowych baz danych, a przynajmniej cyfrowe odwzorowania (digitalizacja) na informatyczne nośniki danych.

Aby tego dokonać, wstępnym zaś warunkiem jest w ogóle inwentaryzacja miejsc takiego przechowywania takiej dokumentacji.

Moim zdaniem, w warunkach biurowych (poza archiwum zakładowym), przy braku normatywnych wymagań, niecelowa i nierealna byłaby próba zapewnienia codziennych (lub choćby cotygodniowych) pomiarów wilgotności i temperatury z odpowiednią reakcją w celu ich dostosowania do wymagań, co wymagałoby mobilnych klimatyzatorów i ewidencji pomiarów. Pozostaje oddziaływać tam, gdzie można, a zatem na zabezpieczenia przeciwpożarowe, antywłamaniowe oraz przeciwsłoneczne (zmniejszenie jego wpływu również zmniejsza wahania czynników środowiskowych). Pomiary wilgotności i temperatury można zaś rozważyć tylko w ramach walidacji (w tym ponownej po kilku latach), tj. po istotnych zmianach, np. utworzeniu nowego lokalu lub remoncie; instalacji żaluzji lub rolet; zmianie ogrzewania; montażu folii anty-UV itp.

Dla mnie tylko jako ciekawostkę odnotowuję, że normatywnie (chociażby jako „dobra praktyka”) warunkami (temperaturą i wilgotnością) przechowywania obciążone są również niektóre podmioty na rynku leczniczym i farmaceutycznym (zdrowotnym), weterynaryjnym, żywnościowym (w tym poprzez HACCP i ISO 22000), odpadów czy drewna. Przedmiotem mojego zainteresowania pozostają warunki przechowywania tylko dokumentów. W zbliżonym zakresie por. Budynek archiwum. Wskazówki dla uczestników budowlanego procesu inwestycyjnego, Ryszard Wojtkowski, Anna Czajka, Maria Boruszkowska, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych 2016 (PDF).

PS. Wpis blogowy w całości powstał w czasie prywatnym (jak zawsze; tym razem to zaznaczam, bo prywatnie aż tak mi się nie nudzi☺ ale nieprywatnie nie mam kiedy).

PPS. „Normatywność” odnoszę prawnie, czyli do aktu normatywnego, czyli aktu prawnego powszechnie obowiązującego, zawierającego co najmniej jedną normę generalną (dotyczącą ogólnych adresatów, a nie indywidualnych) i abstrakcyjną (powtarzalną, a nie konkretną jednorazową). Nie należy mylić normatywności z normami, normalizacją, standaryzacją, certyfikacją i akredytacją. W skrócie zatem, wymaganie normatywne to prawo powszechne, a norma to pozaprawne wymaganie.