Depozyt elektroniczny

Jak podał Dziennik Internautów, Stanisław Kalicki proponuje prowadzenie depozytu elektronicznego przez notariuszy, głównie dla dokumentów fiskalnych. Po przejrzeniu roboczego projektu ustawy nasuwają mi się następujące uwagi.

W art. 79 ustawy – Prawo o notariacie (Notariusz dokonuje następujących czynności…) proponuje się dodać nowy pkt 10 w brzmieniu: „przechowuje depozyt elektroniczny przez okres ustalony ze stronami czynności”. Pomijając kwestie terminologiczne (patrz niżej), czy nie jest to wyłamywanie otwartych drzwi? Już mamy pkt 6 w brzmieniu: „przyjmuje na przechowanie dokumenty, pieniądze i papiery wartościowe”, który wystarczyłoby nieco zmienić.

Zgodnie z art. 3 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.):
informatyczny nośnik danych to materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej
natomiast
dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych;
Z kolei zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.):
środki komunikacji elektronicznej to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną.

Dlatego też wystarczy posłużyć się istniejącym pojęciem dokumentu elektronicznego, w szczególności nadając w art. 79 pkt 6 brzmienie: „przyjmuje na przechowanie dokumenty, w tym także dokumenty elektroniczne, oraz pieniądze i papiery wartościowe”.

Nie wiem jak wygląda aktualna praktyka notariuszy, gdyż być może już w oparciu o obowiązujący art. 79 pkt 6 przyjmują dokumenty elektroniczne na przechowanie. Jednakże, moim skromnym zdaniem, z aktualnego zapisu (tylko „dokumenty”, bez wyraźnego wskazania również na „dokumenty elektroniczne”) wynika raczej, że nie jest możliwe przechowywanie dokumentów elektronicznych, bowiem „dokument elektroniczny” jest równoznaczny z pisemną formą zwykłą tylko wówczas, gdy jest opatrzony podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem.

W przypadku proponowanego przeze mnie uzupełnienia art. 79 pkt 6 o „dokument elektroniczny” (w rozumieniu odpowiednich przepisów, aktualnie jest to ustawa o informatyzacji, kiedyś powinien być to Kodeks cywilny), zbędne jest definiowanie pojęcia depozytu elektronicznego w  proponowanym art. 80 § 5 Prawa o notariacie:

Depozyt elektroniczny jest to forma elektroniczna zapisu informacji zawarta w postaci niezmiennej, odpowiednio zabezpieczonej o określonej wielkości pamięci w GB możliwa do przechowywania na nośnikach pamięci elektronicznej.

Pominięcie takich zapisów jest tym bardziej celowe, że zapis posługuje się wycofanymi pojęciami, takimi jak „forma elektroniczna”, „zapis informacji”, „nośnik pamięci elektronicznej”. Nie mówiąc już o tym, że moim skromnym zdaniem zupełnie zbędne wydaje się odwołanie do gigabajtów czy gigibajtów.

Omijając szereg innych propozycji, należy zwrócić uwagę na istniejący rozdział 8 Prawa o notariacie — Przechowywanie dokumentów. Ponieważ z przyjęcia typowych (papierowych, ale w każdym razie nie-elektronicznych) dokumentów sporządza się protokół, celowym wydaje się dodanie jakiegoś przepisu, który inaczej regulowałby tę kwestię. Po art. 108 należałoby dodać art. 108a w brzmieniu przykładowo i z grubsza takim:

1. Z przyjęcia dokumentu elektronicznego na przechowanie nie sporządza się protokołu.

2. Notariusz potwierdza <ewentualnie: na wniosek strony potwierdza> przyjęcie dokumentu elektronicznego na przechowanie w formie odrębnego dokumentu elektronicznego, w którym zamieszcza odpowiednio informacje, o których mowa w art. 107, oraz opatruje go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikat. Kopię wydanego potwierdzenia przechowuje się razem z dokumentem elektronicznym przyjętym na przechowanie.

3. Jeżeli przyjęty dokument elektroniczny jest deklaracją lub dokumentem fiskalnym w rozumieniu przepisów podatkowych <trzeba by przeredagować>, w potwierdzeniu, o którym mowa w ust. 2, zamieszcza się również numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP) <ewentualnie inne dane potrzebne do zrównania mocy obecnych dokumentów fiskalnych z tymi elektronicznymi>.

4. Kopię dokumentu elektronicznego przyjętego na przechowanie wraz z potwierdzeniem przyjęcia wydaje się na żądanie osobie, która złożyła dokument elektroniczny na przechowanie, oraz osobom lub organom przez nią wskazanym i ich następcom prawnym.

5. Do wydania kopii dokumentu elektronicznego przyjętego na przechowanie stosuje się przepisy Rozdziału 9 dotyczące wypisu aktu notarialnego.

W takiej sytuacji uważam już za zbędne inne proponowane zapisy:

Art. 87 § 4 — po co tworzyć kolejne zbędne procedury? Poza tym, wybrane miejsce na taki przepis niestosowne.

Art. 87 § 4. Notariusz określa stronę składającą depozyt elektroniczny na podstawie jej numeru NIP.

2. Jeżeli depozyt elektroniczny dotyczy nakazu przechowywania wynikającego z ustawy Notariusz jest zobowiązany w ciągu 7 dni zgłosić rozpoczęcie czynności depozytu do organu wymagającego przechowywania odnośnie do rejestracji strony.

Art. 89 § 3 — co najwyżej jest to kwestia odpowiedniego uregulowania taks notarialnych, tak aby nie były zbyt wysokie przy ciągłym składaniu depozytów. Poza tym, źle dobrane miejsce na taki przepis.

Art. 89 § 3. Strony mogą ustalić czynność depozytu elektronicznego w formie ciągłej.

Art. 90 (jak mniemam § 3) — wynika z samej konstrukcji depozytu oraz z samej konstrukcji prowadzenia kancelarii notarialnej.

Art. 90 § 3. Dokumenty elektroniczne przechowuje przez okres wskazany przez zleceniodawcę , a w wypadku niemożności dalszego przechowywania przekazuje innemu notariuszowi ponosząc za to koszty z uprzednich zysków, a w wypadkach losowych jest od tych kosztów ubezpieczony.

Art. 106 zdanie 2 — stron jakiej czynności? Notariusz nie jest stroną. A konsument po paragon fiskalny nie pójdzie przecież do notariusza. Należy jedynie uzupełnić „dokument” o „w tym również dokument elektroniczny”.

Art. 106. (…). Notariusz przyjmuje również do przechowywania depozyt elektroniczny na podstawie umowy stron czynności.

Art. 110 § 1 zdanie 2 — rozdział dotyczy wypisów z aktów notarialnych. Lepiej stosowny przepis zamieścić w rozdziale dotyczącym depozytów (porponowany przeze mnie art. 108a ust. 5).

Art. 110 § 1. (…). Wypis depozytu elektronicznego stosuje sie na odnośnych zasadach co do aktu notarialnego.

Art. 110 § 4 — pomijając kwestię języka nieprawnego („właściciel danych”, „właściwe” podmioty), opisane już w proponowanym przeze mnie art. 108a ust. 4

Art. 110 § 4. Udostępnia się dane właściwym osobom i instytucjom za zgodą właściciela danych

Mój komentarz do całego projektu: być może nie trzeba wyważać drzwi, tylko wystarczy wymienić szybę w oknie, żeby zobaczyć, że to okno już jest.