Wzór metryki sprawy

Jeszcze rano cisza, ale 7 marca 2012 r. tuż przed godz. 16 w Dzienniku Ustaw pojawiło się rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. poz. 250). Niebawem powinien zadziałać też link do ISAP, więc go od razu podaję. Tam, gdzie zamierza się drukować metryki wg kpa, można skorzystać z gotowych plików: DOC (Word), ODT (OpenDocument, np. OpenOffice), PDF (np. Adobe). Analogiczne linki dla skarbówki kilka akapitów dalej.

W chwili publikowania niniejszej notatki nie ma jeszcze rozporządzenia MA(i)C ws. rodzajów spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony. Niewątpliwie jak tylko ono się pojawi o tym poinformuję, tymczasem pozostaje tylko odesłanie do projektu, który nie obowiązuje i może się zmienić.

Rozporządzenie z poz. 250 weszło w życie z dniem 7 marca 2012 r., a więc de facto z 16-godzinną wsteczną mocą obowiązującą, ale co tam, nie czepiajmy się, poślizg nie dorównał trzem tygodniom przy instrukcji kancelaryjnej rok temu. Co ciekawe, choć rozporządzenie nosi datę wczorajszą, jeszcze do południa nie było o nim wzmianki nawet na stronie internetowej ministerstwa. Informacja o rozporządzeniu Ministra Finansów (a nie Administracji i Cyfryzacji) pojawiła się tam dopiero chwilę temu, bo serwery MA(i)C i RCL zapytywałem o to systematycznie od rana. Cóż, że ministerstwo miało 6 miesięcy od 6 września ub.r. na wcześniejsze przygotowanie rozporządzenia. Cóż, że jak zwykle urzędasom (ups, przepraszam, teraz to obraźliwe) nie zostawiono żadnego vacatio legis na przygotowanie się do tej zmiany. Co z tego, że w końcówce stycznia br. projekty odpowiednich rozporządzeń przekazano do BIP, skoro po drodze nieco się zmieniły, a projekt — póki nie będzie podpisany, ogłoszony i nie nadejdzie termin wejścia w życie — nie obowiązuje. Jedyne pocieszenie „tu na dole”, że drobny (stosunkowo) poślizg skomplikował poranek nie tylko samorządom, ale i administracji rządowej, choć kto by się tam jakimiś metrykami przejmował… Zaznaczam jednak, że RCL sprawnie wyrobiło się na czas; to minister zawalił termin i mylnie uznał, że honoru mu to nie ujmuje… Ministerstwo zapewne uważa, że to wina zbyt krótkiego vacatio legis (6 miesięcy), a może długiego bicia piany przez wiele urzędników w toku opiniowania… Dość jednak tych uszczypliwości ;) Grunt, że piłeczka z twórców prawa przerzucona została na jego wykonawców.

Dla niezorientowanych, przepisem art. 1 pkt 2 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o zmianie ustawy — Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy — Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 186, poz. 1100), która weszła w życie również z dniem dzisiejszym 7 marca 2012 r., do ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.) dodano nowy art. 66a kpa o brzmieniu:

§ 1. W aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej.

§ 2. W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.

§ 3. Metryka sprawy, wraz z dokumentami do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i jest na bieżąco aktualizowana.

§ 4. Minister właściwy do spraw administracji publicznej określa, w drodze rozporządzenia, wzór i sposób prowadzenia metryki sprawy, uwzględniając treść i formę metryki określoną w § 1 i 2 oraz obowiązek bieżącej aktualizacji metryki, a także, aby w oparciu o treść metryki było możliwe ustalenie treści czynności w postępowaniu administracyjnym podejmowanych w sprawie przez poszczególne osoby.

§ 5. Minister właściwy do spraw administracji publicznej określa, w drodze rozporządzenia, rodzaje spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony ze względu na nieproporcjonalność nakładu środków koniecznych do prowadzenia metryki w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru tych spraw.

Przepisem art. 2 pkt 2 tej samej ustawy nowelizującej do ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.) dodano nowy art. 171a w brzmieniu:

§ 1. W aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej.

§ 2. W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu podatkowym oraz określa się  wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.

§ 3. Metryka sprawy, wraz z dokumentami do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i jest na bieżąco aktualizowana.

§ 4. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, wzór i sposób prowadzenia metryki sprawy, uwzględniając treść i formę metryki określoną w § 1 i 2 oraz obowiązek bieżącej aktualizacji metryki, a także, aby w oparciu o treść metryki było możliwe ustalenie treści czynności w postępowaniu podatkowym podejmowanych w sprawie przez poszczególne osoby.

§ 5. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, rodzaje spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony ze względu na nieproporcjonalność nakładu środków koniecznych do prowadzenia metryki w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru tych spraw.

§ 6. Przepisy § 4 i 5 stosuje się odpowiednio do postępowań uregulowanych w odrębnych przepisach, do których mają zastosowanie przepisy niniejszego działu.

O ile wskutek nowelizacji ordynacji już wczoraj po godz. 15 i dziś po godz. 9 ogłoszono rozporządzenia Ministra Finansów odpowiednio z dnia 1 marca 2012 r. w sprawie rodzajów spraw, w których jest wyłączony obowiązek prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. poz. 245) oraz z dnia 5 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. poz. 246) — to Minister Administracji i Cyfryzacji określił z poślizgiem tylko wzór i sposób prowadzenia metryk, a nie określił jeszcze katalogu spraw wyłączonych z prowadzenia metryk.

Jeżeli ktoś jeszcze nie dostrzegł, dla spraw załatwianych:

• w obrębie postępowania administracyjnego w trybie kpa stosuje się metryki MA(i)C (poz. 250); nie wyłączono jeszcze (07.03.2012 godz. 20) żadnych rodzajów spraw kpa spod tego obowiązku;
• w postępowaniu podatkowym w trybie ordynacji podatkowej (lub postępowaniach odrębnych, które odsyłają do tych przepisów) stosuje się metryki MF (poz. 246) — jednakże za wyjątkiem rodzajów spraw wskazanych w odrębnym rozporządzeniu (poz. 245);
• poza postępowaniem administracyjnym i podatkowym (lub takich, w których te przepisy stosuje się odpowiednio) nie zakłada się metryk spraw; tam, gdzie odrębne rozporządzenie nie wprowadza jakiegoś wyłączenia, należy sobie odpowiedzieć na pytanie: „czy w tej konkretnej sprawie prowadzi się postępowanie administracyjne (podatkowe, odpowiednio podatkowe)?”; dopiero w przypadku pozytywnej odpowiedzi prowadzi się metryki spraw.

Jeżeli ktoś nadal ma wątpliwości co do podmiotowego zakresu obowiązywania tych zmian, dotyczy to niektórych komórek organizacyjnych obsługujących interesantów w urzędach gmin i miast, starostwach powiatowych, urzędach marszałkowskich, urzędach wojewódzkich i innych urzędach centralnych i w terenie. Jeżeli dyrektor jednostki wydaje decyzję administracyjną, to w tym zakresie dotyczy to również szkół i innych placówek, gminnych i miejskich ośrodków pomocy społecznej, powiatowych centrów pomocy rodzinie, powiatowych urzędów pracy czy powiatowych stacji sanitarno-epidemiologicznych. Odsyłam do pojęcia postępowania administracyjnego, podatkowego lub takiego, w których te przepisy z odesłania stosuje się odpowiednio.

Obowiązek metrykalny zasadniczo obejmuje tylko nowe sprawy będące w toku po 7 marca 2012 r., a więc wszczętej w tym dniu lub później. Nie ma znaczenia, że w trakcie pracy w pierwszym dniu obowiązywania tych przepisów obowiązujący wzór metryki większości urzędników w sposób niezawiniony nie był nam znany. W potocznym rozumieniu, rozporządzenie MA(i)C ma wsteczne zastosowanie od początku tego dnia.

Obowiązek zakładania i prowadzenia metryk spraw nie dotyczy natomiast spraw ostatecznie zakończonych przed dniem 7 marca br. (archiwalnych), co wszakże nie wyklucza wzruszenia pewnych czynności w trybach nadzwyczajnych i sądowoadministracyjnych.

Dla niezałatwionych spraw w toku, wszczętych 6 marca 2012 r. lub wcześniej i niezakończonych ostatecznie, zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy nowelizującej, metryki należy założyć w ciągu 30 dni od jej wejścia w życie, a zatem do 6 kwietnia 2012 r. W takim jednak przypadku, stosownie do art. 3 ust. 2 ustawy nowelizującej, metryczka wskazuje osoby i czynności tylko od 7 marca br. (nie relacjonuje się przebiegu spraw od stworzenia świata!).

Metryki włącza się do akt sprawy (teczki aktowej), a co do zasady strona postępowania ma wgląd w akta sprawy wg zasad ogólnych.

Metrykę prowadzi się dla sprawy, ale nie dla grupy spraw (powiązanych w jakikolwiek sposób podmiotowy lub przedmiotowy), ani nie dla podmiotu.

Metryki prowadzi się w formie pisemnej lub elektronicznej.

Analiza przepisów rozporządzeń pozwala wyróżnić jednak nie dwa, a trzy przypadki:

• drukuje się wzór metryki, który wypełnia się odręcznie (pisemnie);
• metrykę prowadzi się na komputerze po spełnieniu kilku warunków, ale na koniec i tak się ją drukuje na papier;
• metryka istnieje tylko elektronicznie w EZD lub systemie specjalistycznym (wszystkie trzy przypadki opisane będą w dalszej części).

Większość urzędów będzie sporządzać metryki w formie tradycyjnej tabeli, odnotowując w niej odręcznie albo elektronicznie (w pliku na komputerze) poszczególne czynności w sprawie według wzoru stanowiącego załącznik do odpowiedniego rozporządzenia:

MA(i)C/KPA:

metryka administracyjna (kliknij na tabeli, aby powiększyć) DOC/ODT/PDF

MF/Ordynacja:

metryka podatkowa (kliknij na tabeli, aby powiększyć) DOC/ODT/PDF

Metryczki można wydrukować z Dziennika Ustaw, stworzyć sobie samemu szablon albo skorzystać z gotowców podlinkowanych powyżej (DOC = Word; ODT = OpenDocument, np. OpenOffice; PDF = np. Adobe).

Jak widać, ministrowie w drobnych (acz nieistotnych) szczegółach różnią się między sobą (bynajmniej nie tylko na twarzy, lecz w tych tabelach). W postępowaniu podatkowym nie trzeba tytułować sprawy w metryce, skoro i tak jest w spisie spraw lub na opisie teczki aktowej. W postępowaniu administracyjnym tytuł sprawy trzeba przepisać również do metryki.

Co ciekawe, obowiązujące wzory różnią się od styczniowej i lutowej wersji projektów. Przede wszystkim, projekty podpowiadały typowe rodzaje czynności: „przyjęcie do realizacji, dekretowanie, sporządzenie, akceptacja, brak akceptacji, podpisanie, sporządzenie notatki do sprawy, inne (wskazać jakie)”. Nie czynią tego ogłoszone rozporządzenia.

Od interpretacji zależy więc jakie konkretnie czynności należy tam wypełniać. Nabranie wody na kawę do czajnika przed lekturą trzeciej opinii w sprawie z pewnością taką czynnością nie będzie. Na etapie projektu wątpliwości mogło budzić, czy odnotowuje się tam obieg dokumentu od wpływu przesyłki do punktu kancelaryjnego urzędu, poprzez dekretację (to było wprost), przyjęcie do wykonania (to też było wprost), sporządzenie projektu pisma, jego akceptację(=zatwierdzenie, podpisanie) przez szefa (to również było wprost), po wysyłkę przesyłki do adresata na końcu. Obowiązujące rozporządzenia nie wymagają takiego stopnia szczegółowości, a przynajmniej nie wymagają expressis verbis, żeby wszystkie te czynności były aż tak szczegółowo opisywane. Pozostaje wykładnia samych ustaw. Te zaś wskazują, że w metryce należy opisać kiedy — kto — co zrobił, tj. uczestniczył w podejmowaniu czynności w postępowaniu, i to takich czynności, które określane są poprzez dokumenty, do których można i należy odesłać. Szanownym Czytelnikom i samemu sobie pozostawiam czas na zastanowienie się, czy — wobec pominięcia w rozporządzeniu expressis verbis wpływu, dekretacji, akceptacji i wysyłki (choć było to na etapie projektu) — wymienione czynności wymagają również odzwierciedlenia w metryce sprawy (proszę o komentarze!).

Inną sprawą jest kto ma zakładać i uzupełniać metrykę. Moim zdaniem, niewłaściwe byłoby dołączanie ich do każdego pisma od razu w momencie wpływu do urzędu (punkt kancelaryjny, biuro podawcze, kancelaria ogólna, sekretariat), bowiem pisma mogą być kontynuacją sprawy już posiadającej metrykę, ewentualnie sprawa może być procedowana poza kpa i ordynacją, albo obowiązek metrykalny może być w danym rodzaju sprawy wyłączony, o czym wie tylko bądź najlepiej urzędnik prowadzący sprawę i komórka merytoryczna, a nie pani przyjmująca pocztę, której praca byłaby w większości wrzucana w niszczarkę, gdy założony przez nią egzemplarz metryki okaże się niepotrzebny. Prowadzący sprawę wydaje mi się jedyną osobą, która może i powinien rzetelnie wypełniać obowiązki dotyczące metryk spraw. Tym bardziej, że można i wskazane jest prowadzenie metryk elektronicznie, czego w systemie tradycyjnym (papierowym) punkt kancelaryjny robić i dosyłać elektronicznie przecież nie będzie.

Jeżeli tabelę sporządza się elektronicznie, jej wydruk do akt sprawy dołącza się:

• w postępowaniu administracyjnym (kpa) — po wykonaniu ostatniej czynności w sprawie lub w razie zaistnienia takiej potrzeby (§ 3 ust. 2 rozporządzenia MAC);
• w postępowaniu podatkowym i analogicznym do podatkowego (ordynacja podatkowa) — w razie potrzeby w trakcie postępowania podatkowego, w tym na żądanie strony postępowania podatkowego, oraz po podjęciu ostatniej czynności w sprawie.(§ 1 ust. 2 rozporządzenia MF).

Moim zdaniem nie oznacza to, że strona niepodatkowego postępowania administracyjnego nie ma prawa żądania okazania jej akt sprawy zawierających wydrukowaną metrykę; takie żądanie w istocie stanowi właśnie „potrzebę wydruku”.

Co więcej, nie oznacza to, że mogąc trzymać metryki w zwykłym pliku na własnym komputerze, można byłoby sobie to w ogóle odpuścić („i tak nikt nie sprawdzi, że uzupełniłem to po wszystkim”), ciesząc się możliwością odwlekania tego obowiązku aż do archiwizacji akt do archiwum zakładowego.

Warunkiem prowadzenia metryk elektronicznie w celu ich wydruku jest jednak (§ 3 ust. 3 rozporządzenia MAC — nie dotyczy MF):

• zapewnienie ochrony metryk elektronicznych przed utratą przez okresowe wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są dane bieżące;
• zapewnienie jednoznacznego powiązania elektronicznych metryk z nieelektronicznymi aktami spraw, do których się odnoszą;
• możliwość niezwłocznego odnalezienia i w razie potrzeby wydrukowania żądanej metryki.

Subiektywnie oceniam, iż dla drukowania metryk istotnym problemem może być ich należyta kopia zapasowa (backup), co większość zapewne zignoruje, ale tylko do najbliższej kontroli.

Rozporządzenie wydane na podstawie kpa, jak przystało na ministra ds. cyfryzacji, w pierwszej kolejności szczegółowo reguluje warunki nietworzenia tabel, gdy ich funkcje w całości może pełnić komputer. Należy to odróżnić od wcześniej opisanej sytuacji, gdy niżej opisanego systemu brak i dalej trzeba drukować metryki (przy poniższych systemach nic się nie drukuje).

I tak, jeżeli urząd/jednostka obsługujące organ prowadzący postępowanie posiadają system teleinformatyczny przeznaczony do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD — w przypadku JST wybór zamiast systemu tradycyjnego na rzecz EZD dokonuje kierownik urzędu w oparciu o instrukcję kancelaryjną) albo w zakresie niektórych rodzajów spraw posiada system teleinformatyczny do realizacji określonych wyspecjalizowanych elektronicznych usług publicznych, to można nie prowadzić metryk w postaci odrębnych tabel, ale tylko wówczas, gdy spełnione są łącznie następujące warunki (§ 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia MAC):

• EZD umożliwia pokazanie (a contrarioz ust. 2: niekoniecznie przeszukiwanie) chronologicznego zestawienia czynności w sprawie, zawierającego następujące elementy:
  • oznaczenie sprawy (data wszczęcia lub znak sprawy),
  • tytuł sprawy (zwięzłe określenie przedmiotu sprawy),
  • datę dokonanej czynności,
  • określenie osoby podejmującej daną czynność (nazwisko, imię, stanowisko),
  • określenie podejmowanej czynności,
  • wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność;
• inny system dla wyspecjalizowanych elektronicznych usług publicznych umożliwia wyszukanie i prezentację tych samych ww. danych.

EZD dopuszcza również MF (§ 2 jego rozporządzenia), poprzestając jednak na wymaganiach określonych w instrukcji kancelaryjnej i nie dodając żadnych własnych wymogów.

Ocena i wiedza, czy powyższe kryteria spełniają posiadane specjalistyczne narzędzia wykorzystywane przykładowo w ewidencji gruntów, rejestracji kierowców i pojazdów, ewidencji działalności gospodarczej czy ewidencji ludności — należy do komórki merytorycznej korzystającej z danego systemu.

Projekty ww. rozporządzeń MA(i)C dotyczące metryk spraw można było znaleźć w BIP MA(i)C:

• projekt przepisów dotyczących wzoru i procedury
• projekt przepisów dotyczących wyłączeń

Z dzisiejszej Rzepy opinia publiczna mogła się dowiedzieć, że działania urzędników będą monitorowane, co pomoże ustalić na jakim etapie powstał błąd i wskazać winnych temu urzędników, dzięki czemu sprawy będą rozpatrywane w sposób bardziej przejrzysty przez urzędników, którzy dokładniej „przemyślą swoje decyzje” (bo dotąd nie myśleli? — komentarz MR); zarazem organy będą miały więcej pracy, co może wydłużyć i tak przeciągające się postępowania; z drugiej jednak strony, od metryk daleko do pociągnięcia urzędnika do odpowiedzialności, bowiem trzeba wpierw udowodnić m.in., że swoim działaniem lub zaniechaniem przyczynili się do rażącego naruszenia prawa  (źródło: Monika Pogroszewska, Działania urzędników będą monitorowane, Rzeczpospolita z 07.03.2012); co ciekawe, Autorka dostrzegła, że nowe metryki nie obejmą tzw. dokumentów wewnętrznych, których urzędy nie uznają za oficjalne pisma.

Tyle na dziś w temacie metryk. Pierwsze uwagi (sfrustrowanego?) ich użytkownika niebawem. W międzyczasie, proszę o komentarze.

PS. Nieodparcie odnoszę wrażenie, że cały czas zajmuję się metrykami. Najpierw w pracy, a potem w czasie wolnym ;)