Spółki prawa handlowego o charakterze kapitałowym mają obowiązek zamieszczać w pismach i zamówieniach handlowych składanych przez siebie w formie papierowej i elektronicznej, a także do informacji na swoich stronach internetowych, następujące dane:
- firmę spółki
- siedzibę spółki (miejscowość)
- adres spółki
- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki
- numer, pod którym spółka jest wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
- numer identyfikacji podatkowej (NIP)
- wysokość kapitału zakładowego (i kapitału wpłaconego)
Takie obowiązki wynikają z ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037, z późn. zm.) w brzmieniu nadanym od dnia 1 stycznia 2007 r. przez art. 5 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 208, poz. 1540, z późn. zm.) — dla następujących rodzajów spółek:
- spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 206 § 1 ksh)
- spółek akcyjnych (art. 374 § 1 ksh)
- spółek komandytowo-akcyjnych (art. 127 § 5 ksh)
Zgodnie z art. 595 § 1 ksh, kto, będąc członkiem zarządu spółki handlowej, dopuszcza do tego, że pisma i zamówienia handlowe oraz informacje, o których mowa w art. 127 § 5, art. 206 § 1 i art. 374 § 1, nie zawierają danych określonych w tych przepisach – podlega grzywnie do 10 000 złotych, przy czym grzywnę nakłada są rejestrowy (gospodarczy).
Jeżeli chodzi o pisma i zamówienia, to mogą one składać się z wielu stron, a wystarczy aby wymagane informacje znalazły się w obrębie samodzielnego dokumentu (zamieszczanie informacji w stopce lub nagłówku każdej strony wynika jedynie z zapobiegliwości).
Jeżeli chodzi o strony internetowe, kodeks posługuje się sformułowaniem „(…) informacje na stronach internetowych spółki powinny zawierać (…)”, co sugeruje, że do każdej informacji należy dołączyć wymienione dane, a więc że powinny one znaleźć się na każdej (pod)stronie HTML. Jednakże zgodnie z art. 4 akapit 3 unijnej dyrektywy 2003/58/WE, w wykonaniu której dodano ww. przepisy ksh, w miejsce zwrotu „informacje na stronach internetowych” używa zwrotu „na stronach internetowych”:
Państwa Członkowskie postanawiają, że na stronach internetowych spółek znajdują się co najmniej informacje wspomniane w akapicie pierwszym (…).
Dlatego też za wypełnienie tego obowiązku można uznać zamieszczenie wymaganych informacji na pojedynczej podstronie, pod warunkiem zamieszczenia do niej odpowiednio nazwanego linku (jego tekst musi wskazywać, że chodzi o informacje o spółce) na każdej z pozostałych stron. Przytoczona dyrektywa w ust. 3 preambuły wyznacza cel, jaki ma osiągnąć państwo członkowskie przy nakładaniu obowiązku informacyjnego przez spółkę:
Aktualizacja dyrektywy 68/151/EWG (…) powinna nie tylko pomóc w dążeniu do istotnego celu, jakim jest spowodowanie, aby informacje o spółce były w prostszy i szybszy sposób dostępne dla zainteresowanych stron, lecz również uprościć w znacznym stopniu ciążące na spółkach formalności związane z jawnością.
Minęło 1,5 roku obowiązywania tych obowiązków informacyjnych. Czy wszyscy tego przestrzegają? Można to łatwo sprawdzić za pomocą zwykłej wyszukiwarki internetowej oraz internetowej wyszukiwarki KRS. Kilka razy zdarzyło mi się „uprzejmie przypominać” kilku sklepom internetowym o tym obowiązku w formie spółek z o.o. (z uprzejmości nie podam ich nazw z uwagi na sankcje).