Kilkanaście minut temu w Dzienniku Ustaw w numerze czternastym z dnia 20.01.2011 pod pozycją sześćdziesiątą siódmą ogłoszono długo oczekiwane rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). Rozporządzenie dostępne jest na stronie Rządowego Centrum Legislacji (link do metryki RCL oraz bezpośredni link do pliku PDF – UWAGA! plik zajmuje niecałe 20 MB!), niedługo będzie również dostępne w sejmowym Internetowym Systemie Aktów Prawnych (ISAP, link do metryki z plikami PDF).
Rozporządzenie dotyczy tylko organów jednostek samorządu terytorialnego lub rządowej administracji zespolonej w województwie oraz obsługujących je urzędów. Nie dotyczy innych samorządowych jednostek organizacyjnych, które powinny wprowadzić własne instrukcje i wykazy, o czym niedawno pisałem na blogu.
Na rozporządzenie składa się:
- tekst główny rozporządzenia (§ 1 — § 5) oraz przepisy przejściowe i końcowe rozporządzenia (§ 6 — § 8);
- załącznik nr 1 do rozporządzenia = instrukcja kancelaryjna, określająca szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych we wszystkich podmiotach objętych rozporządzeniem, a w niej:
- rozdział 1 (§ 1 — § 9) zawierający przepisy ogólne, wspólne;
- rozdział 2 (§ 10 — § 38) zawierający przepisy wyłącznie dla komputerowego systemu EZD;
- rozdział 3 (§ 39 — § 63) zawierający przepisy wyłącznie dla systemu tradycyjnego;
- rozdział 4 (§ 64) zawierający przepisy dla ustania (likwidacji) lub reorganizacji podmiotu;
- załączniki dla systemu EZD:
- załącznik nr 1 do instrukcji kancelaryjnej — struktury metadanych opisujące w tabelach:
- przesyłkę wpływającą (A),
- przesyłkę wychodzącą (B),
- akta sprawy niebędące przesyłkami (C) oraz
- samą sprawę (D);
- załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej — minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych
- załącznik nr 1 do instrukcji kancelaryjnej — struktury metadanych opisujące w tabelach:
- załączniki nr 2—5 do rozporządzenia = jednolite rzeczowe wykazy akt odrębnie dla gmin i związków międzygminnych (nr 2), powiatów (nr 3), województwa samorządowego (nr 4) i zespolonej administracji rządowej w województwie (nr 5);
- załącznik nr 6 = instrukcja archiwalna, określająca organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym w każdym podmiocie objętym rozporządzeniem.
Warto od razu zwrócić uwagę, że słowniczki (definicje) znajdują się w:
- § 2 rozporządzenia oraz
- § 7 instrukcji kancelaryjnej, a ponadto
- skrót ESP (elektroniczna skrzynka podawcza) jest w § 19 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej, w którym odsyła się do art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
- skrót UPO (urzędowe poświadczenie odbioru) jest w § 19 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, w którym odsyła się do art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Dostrzeżone zmiany terminologiczne w zakresie systemu tradycyjnego:
- teczkę nazywa się teczką aktową (§ 2 pkt 15 rozporządzenia),
- podteczkę nazywa się teraz wydzieloną grupa spraw (§ 5 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej),
- wprowadzono pojęcie teczki zbiorczej (§ 53 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej), do której w przypadkach określonych przepisami odrębnymi można odkładać akta zarejestrowane w różnych spisach spraw; poszczególne pisma są wówczas tylko w teczce zbiorczej, w której nie ma spisu spraw w klasycznym znaczeniu, ale pragmatyczne jest prowadzeniu wykazu zawartości takiej teczki; jej przykładem są akta osobowe,
- wprowadzono pojęcie teczki aktowej dla podmiotu lub przedmiotu sprawy (§ 53 ust. 5 instrukcji kancelaryjnej), do której można odkładać akta zarejestrowane w tym samym spisie spraw, choć o różnych numerach spraw; poszczególne pisma są wówczas tylko w takiej teczce dedykowanej, w której nie ma spisu spraw w klasycznym znaczeniu (na okładce takiej teczki dopisuje się wszystkie przełożone z teczki głównej numery spraw),
- wprowadzono zasady postępowania i drukowania poczty elektronicznej (e-mail), załączników i weryfikacji podpisu elektronicznego (odpowiednio § 44 i § 47 instrukcji kancelaryjnej).
Rozporządzenie nie zawiera natomiast (tak jak dotychczas):
- blankietów korespondencyjnych,
- wzorów pieczęci ani pieczątek, ani
- wzoru spisu spraw ani okładki teczki aktowej, choć opisuje ich minimalne elementy (dla spis spraw patrz § 53 w związku z § 7 pkt 12, dla teczki aktowej patrz § 62 — podane przepisy w instrukcji kancelaryjnej).
Rozporządzenie weszło w życie z dniem ogłoszenia, tj. 20 stycznia 2011 r., ale zgodnie z § 7, przepisy tego rozporządzenia mają zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 r. Uważam, że w praktyce jest to jednoznaczne z nadaniem mu wstecznej mocy obowiązującej.
Te urzędy (jednostki objęte rozporządzeniem), które po 1 stycznia 2011 r. przyjęły lub wytworzyły dokumentację w sposób sprzeczny z nowym rozporządzeniem, a więc postanowiły lub dopuściły stosować starych przepisów, obowiązane są dostosować taką już istniejącą dokumentację do wymogów nowego rozporządzenia, nie później niż do czasu ich przekazywania do archiwum państwowego, a w praktyce nie później niż do czasu najbliższej kontroli obejmującej swym zakresem czynności kancelaryjno-archiwalne, czy bez zbędnej zwłoki, zwłaszcza że należy rejestrować kolejne sprawy. Z uwagi na „zaledwie” trzytygodniowy poślizg, zasadniczo dotyczyć to będzie tylko oznaczeń teczek i pism z nowymi separatorami znaku sprawy (tylko kropki zamiast dotychczasowych kropek, myślników i ukośników) oraz nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych z nowego jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA), który uległ całkowitej przebudowie.
Te urzędy (jednostki), które do wejścia w życie nowego rozporządzenia postanowiły już stosować projekt nieobowiązujących jeszcze przepisów, właściwie nie muszą podejmować dodatkowych czynności, poza tymi, które czekają wszystkie urzędy (por. niżej). Nie muszą dostosowywać dokumentacji z początku roku, gdyż już mają ją dostosowaną do nowych zasad.
We wszystkich urzędach (jednostkach):
- należy natychmiast zacząć stosować nowe ogłoszone rozporządzenie wraz z załącznikami (nie wymaga to wydawania żadnego wewnętrznego aktu wdrażającego instrukcje czy wykazy akt — rozporządzenie jest aktem powszechnie obowiązującym i już samo z siebie obowiązuje);
- w tym celu należy jedynie technicznie przekazać odpowiednim pracownikom na stanowiskach biurowych treść nowego rozporządzenia wraz z załącznikami (nie widzę przeszkód, żeby odbyło się to w formie elektronicznej), zwracając uwagę na obowiązek jej stosowania (taki obowiązek również nie wymaga wydawania żadnego aktu wewnętrznego, co najwyżej przekazanie może przybrać postać formalnego pisma/„okólnika” informującego o zmianie) ;
- jeśli już wcześniej posługiwano się projektem rozporządzenia, wszystkim pracownikom należy przypomnieć, że należy posługiwać się wyłącznie ogłoszonymi przepisami — pomiędzy różnymi wersjami projektu a tekstem ogłoszonym wprowadzono po drodze trochę zmian, zachowując jednakże numerację JRWA; jeśli stanowi to problem, można w pierwszej kolejności wewnętrznie ustalić, które nieliczne fragmenty uległy zmianom.
Ponadto należy wprowadzić kilka aktów kierownictwa wewnętrznego (wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starosty, marszałka województwa, wojewody, innego kierownika urzędu):
- zarządzenie w sprawie podstawowego sposobu dokumentowania spraw (§ 1 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej), w którym kierownik wskaże, czy podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu jest system tradycyjny („papierowy”) czy komputerowy system EZD (por. § 2 pkt 13 rozporządzenia); w takim zarządzeniu można ewentualnie wskazać wyjątki od systemu podstawowego poprzez określenie klas z wykazu akt wyłączonych na rzecz drugiego systemu (§ 1 ust. 5 instrukcji kancelaryjnej);
- zarządzenie w sprawie koordynatora czynności kancelaryjnych (§ 2 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej), w którym kierownik wskazuje imiennie archiwistę do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;
- zarządzenie w sprawie przesyłek nieotwieranych przez punkt kancelaryjny (odpowiednio § 16 ust. 2 albo § 42 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej), w którym kierownik określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny w rozumieniu § 7 pkt 7 instrukcji kancelaryjnej;
a w przypadku wyboru jako podstawowego systemu EZD także:
- zarządzenie w sprawie przesyłek nieodwzorowywanych cyfrowo(§ 17 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej), w którym kierownik ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych;
- zarządzenie w sprawie maksymalnej wielkości przesyłek włączanych bezpośrednio do EZD (§ 20 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej), w którym kierownik określa maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do EZD.
Jeżeli w urzędzie dotychczas były jakieś własne wewnętrzne przepisy kancelaryjno-archiwalne (np. zarządzenie wójta czy starosty o wprowadzeniu instrukcji kancelaryjnej — tej starej z 1998 r.), same utraciły moc obowiązującą, co do zasady nie wymagają uchylenia. Dotyczy to w szczególności zakładowych instrukcji archiwalnych. Wszystkie bowiem wewnętrzne zarządzenia, które regulują sprawy, które od 01.01.2011 ustawodawca zastrzegł na wyłączność do uregulowania w drodze rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, co też właśnie uczynił — utraciły moc obowiązującą na rzecz przepisów powszechnie obowiązujących. W związku z tym ewentualnych zarządzeń kierowników w sprawie instrukcji archiwalnych również nie trzeba uchylać, bowiem same utraciły moc obowiązującą, z mocy samego prawa. Co najwyżej zarządzenie uchylające będzie jedynie potwierdzać to, co samo nastąpiło z początkiem roku, bez możliwości naszego sprzeciwu. Równie dobrze bez odrębnego zarządzenia fakt utraty mocy można dopisać w uwagach rejestru zarządzeń.
Rozporządzenie wraz z załącznikami do swojego obowiązywania nie potrzebuje też jakiegoś odrębnego, wewnętrznego przepisu (poruczenia) nakazującego jego stosowanie. Rozporządzenie obowiązuje samo z siebie, nie wymaga wprowadzenia poprzez pośrednie zarządzenie. Rozporządzenie ma znacznie wyższą rangę w hierarchii aktów prawnych, jego obowiązywania nie może powstrzymać oczekiwanie na jakiejś niskiej rangi zarządzenie. Zgodnie z powszechnie obowiązującymi Zasadami Techniki Prawodawczej, które należy stosować także w urzędach i jednostkach samorządowych, w przepisach (chociażby wewnętrznych) nie należy wyrażać norm nakazujących stosowanie innych przepisów, gdyż byłyby tylko szkodliwą informacją (por. § 4 ust. 4 ZTP). Negatywna ocena takiej praktyki wynika z faktu, że odgórna zmiana rozporządzenia (która i nas zapewne niedługo nas czeka w refleksji po pierwszych miesiącach jego stosowania) także wchodzi w życie sama z siebie, bez względu na to, czy ktoś oddolnie zaktualizuje odwołanie, czy o tym zapomni. Pominięcie takich nakazów i odwołań także nie czyni rozporządzenia bezskutecznym. Takie powtarzanie i nakazywanie czegoś, co i tak obowiązuje, byłoby pozbawione sensu. Jeśli kiedykolwiek, kilkadziesiąt lat temu, było inaczej, to teraz (co najmniej od 2002 r., tj. od nowych ZTP) jest już inaczej. Bez względu na to, czy ja o tym napiszę, czy nie.
Dopiero w razie innych zmian w przepisach wewnętrznych (regulaminach organizacyjnych, zarządzeniach itp.) warto przy okazji usunąć bezpośrednie odwołania do dotychczasowego rozporządzenia, dotychczasowej instrukcji kancelaryjnej i dotychczasowego jednolitego rzeczowego wykazu akt. Co najwyżej można jedynie w indywidualnych pracowniczych zakresach czynności pozostawić proste ogólne odwołanie do każdorazowo powszechnie obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych (bez podawania dokładnych namiarów).
Więcej artykułów na niniejszym blogu na temat przepisów kancelaryjno-archiwalnych pod wspólnym tematem „instrukcja kancelaryjna” (proszę zwracać uwagę na datę artykułu, bo wszystko zmienia się dynamicznie).
PS. Mam nadzieję, że serwer wytrzyma obciążenie znaczną liczbą odwiedzających. Pracuję nad stabilizacją skryptu WordPress, ale nagła popularność może z czasem przekroczyć cierpliwość i możliwości mojego hostingodawcy. Proszę wszystkich o wyrozumiałość.
Jestem wdzięczna za tak szybką informację w sprawie Instrukcji kancelaryjnej, jestem Pana fanką.
Ps.Opis bardzo czytelny i zrozumiały
Pozdrawiam
Małgorzata
Zgadzam się z przedmówczynią. Bardzo rzeczowe i jasne wyjaśnienia no i wszystko na czasie:) Również bardzo gorąco dziękuje za profesjonalne podejście do opisywanych spraw (jak mniemam nie tylko kancelaryjnych:) )… muszę nadmienić iż trafiłem na Pańską stronę całkiem przypadkiem i będę teraz tu stale zaglądać.
Pozdrawiam
Zbyszek
Czy Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej powinien wprowadzić nowa instrukcję kancelaryjną i jednolity rzeczowy wykaz akt? jeśli tak to na jakiej zasadzie? Czy wymaga to wydania zarządzenia w tej sprawie przez Wójta Gminy, czy kierownika jednostki, czy zatwierdzenia przez Terenowego Dyrektora Archiwum Państwowego?
Pracownik Archiwum Państwowego w W-wie przekonywał , że nowa Instrukcja i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt rozwiąże problem tworzenia własnych instukcji i wykazu akt jednostce organizacyjnej gminy zajmującej się obsługą placówek oświatowych, a jednak nie można jej stosować. Co dalej?
Jest Pan wspaniały, dziękuję wobec Wszystkich za maila z namiarami na to długo oczekiwane rozporządzenie, nareszcie można pracować !!!
Czy przepisy nowej instrukcji pozwalają lub umożliwiają „wyłączenia” z pod dekretacji? w celu lepszego świadczenia usług na rzecz klienta?.Czy można wprowadzić zarządzeniem kierownika podmiotu takie regulacje przy wybraniu instrukcji w systemie podstawowym tradycyjnym? Proszę o komentarz, może z tym boryka się wiele urzędów …..
Serdecznie pozdrawiam Małgorzata
Bardzo dziękuję za wyczerpujący komentarz do nowej instrukcji kancelaryjnej. Nie znajduję w jej treści opisu dot. symboli oznaczających kategorię archiwalną (A, B itd) i aż nie mogę uwierzyć, że tego nie ma. Stare przepisy to zawierały. Gdyby mógł Pan się do tego odnieść byłabym wdzięczna.
Nowa instrukcja kancelaryjna nie zawiera rozporządzeniu – paragraf 4 zapisów omawiających w jaki sposób można dokonać zmian lub przekształcenia haseł w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Projekt rozporządzenia z 7.01.2011 roku posiadał we wspomnianym paragrafie takie zapisy. Zastanawiam się, jak teraz przeprowadzić proces zmian w jrwa? Czy można dodać lub przekształcić istniejące hasła bez uzgadniania z archiwum właściwym miejscowo i zarządzenia kierownika jednostki? Projekt rozporządzenia z 7.01.2011 roku jasno rozwiązywał ten problem. Proszę o wyjaśnienie, jak należy w tej sprawie postępować? Dziękuję z góry za pomoc.
Jestem kierownikiem PCPR. Do tej pory mielismy instrukcje zatwierdzona przez Archiwum Państwowe, czy musimy tworzyć nowa? A jak w międzyczasie numerowac sprawy?
Czy Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego powinien zastosować się do rzeczowego wykazu akt dla organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich czy do rzeczowego wykazu akt dla organów powiatu i starostw powiatowych?
Jak ma postepować z dokumentacją która nie zawiera oznaczenia w rzeczowym wykazie akt?
Czy ma prawo do uszczegółowienia samodzielnego i czy powinien wystąpić z wnioskiem do archiwum państwowego?
pozdrawiam
Czy nowa instrukcja kancelaryjna obowiązuje domów pomocy społecznej!
Uprzejmie proszę o informację czy zarządzenia wójta gminy należy wg. nowej instrukcji rejestrować wszystkie razem ( jako organ i jako kierownik ) pod nr 0050 , czy jednak oddzielnie pod nr 0050 zarządzenia wójta jako organu i pod nr 121 jako kierownika jednostki .
Uprzejmie proszę o szybką odpowiedź!
Serdecznie dziekuję za wyjaśnienie i tak szybką odpowiedź. Miałam problem ,bo obserwując BIP urzędów większość rejestruje zarządzenia wszystkie razem .
Pozdrawiam
ewa ulicz
Prowadzę sekretariat w Placówce Opiekuńczo – Wychowawczej . Do tej pory stosowaliśmy instrukcję zatwierdzoną przez Archiwum Państwowe .Czy nasza placówka tez musi tworzyć nową instrukcję i ponownie zatwierdzać przez przez Archiwum Państwowe .
Witam, ja też mam pytanie o możliwośc rozbudowy JRWA?
w jaki sposób i czy można to robić?
Pracuję w Starostwie Powiatowym w Wydziale Budownictwa i zgodnie z nową instrukcją mamy tylko 4 znaki spraw. mamy problem gdzie „umieścić” np. wydawane zaświadczenia, współpracę z PINB i innymi urzędami.
Witam serdecznie
Mam problem , nie mogę znaleźć jednoznacznych zapisów w nowej instrukcji dotyczących możliwości wyłączeń z pod dekretacji, mamy system tradycyjny a przesyłek jest około 400 dziennie
Proszę o podpowiedź
Pozdrawiam Małgorzata
Witam Pana! Pracuję w Urzędzie Miasta od roku czasu nie tak dawno miałam szkolenie – egzamin. O co Mi chodzi czy jako pracownicy powinnismy zostać przeszkoleni dokładniej w zakresie nowej instrukcji i wykazu.
Pozatym było by miło zobaczyć jakies wyjasnienie, objasnienie do wykazu w rzeczy samej.Pracuje w U.M. ogólnie 7 rok – wczesniej w kancelarii a teraz w archiwum zakładowym- pełnię stanowisko referenta.
Pana komentarz, pomógł mi zrozumieć instrukcje kancelaryjną i archiwalną ;
Witam serdecznie!
Moje ukłony w stronę Pana, za bardzo ciekawą i profesjonalną stronę.
…Pytanie:
1. Jak postąpić w przypadku, gdy w nowym Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt, brak jest symbolu klasyfikacyjnego dla ustawowych zadań starosty?
– poprzednio takie symbole były rozszerzone przez Państwowe Archiwum. A TERAZ?
Mam pytanie który wykaz kont obowiązuje szkoły.?
Do Maria:
Wykaz kont to bardziej w księgowości :). Domyślam się, że chodzi o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt? Jak już wielokrotnie było opisywane na tym blogu dyrektor szkoły powinien opracować własną instrukcję kancelaryjną wraz z wykazem akt i przedstawić do zatwierdzenia we właściwym miejscowo archiwum państwowym. W moim mieście taką instrukcję dla dyrektorów placówek oświatowych opracowuje naczelnik Wydziału Edukacji Urzędu Miasta – ale tylko w celu ujednolicenia tejże, aby uniknąć sytuacji, że 50 szkół pisze pismo do UM i każda stosuje inną kategorię z wykazu akt.
Bardzo dobry komentarz, jednakże mam pytanie do Pana
Pytanie:
Czy Komendę Powiatową Państwowej Straży Pożarnej będzie obowiązywać oprócz instrukcji kancelaryjnej instrukcja archiwalna
Wydaje mi się, że instrukcję kacelaryjną jak i archiwalną dla jednostek PSP powinien przygotować Komendant Główny na podstawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych PSP (czyli zarządzenia ministra MSWiA). Nie wyobrażam sobie sytuacji by dokumenty PSP nie podlegały archiwizacji – obowiązuje przecież ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
a jaki numer ma teraz rejestracja przedpoborowych i grobownictwo??
Jeśli w PCPR mamy instrukcję kancelaryjną, czy musimy ją zmieniać zgodnie z JWRA z nowego rozporządzenia, czy robimy swoją instrukcję z JWRZ i dajemy do zatwierdzenia w archiwum.
w związku ze zmianą instrukcji kancelaryjnej mam problem z dopasowanie właściwego symbolu klasyfikacyjnego. Poprzednio pod numerem 7021 widniał „udział w kosztach inwestycji komunalnych” – pod jakim numerem teraz należałoby to zakwalifikować???
Pracuję w szkole i mam dużo wątpliwości co do nowych zmian od 01.01.2011 w związku ze zmianą instrukcji archiwalnej ,czy ktoś może przybliżyc mi te przepisy jeżeli chodzi o szkoły? bardzo praszę
ja równiez pracuję w szkole i mam pytanie kto powinien mnie zapoznac z nowymi przepisami stosowania IK, nadmienie ze jestem tylko sekretarką a nie sekretarzem szkoły
Jak stworzyć rzeczowy wykaz akt dla szkoły ….wg nowych przepisów jest to niejasne jak mają wyglądać takie wykazy dla szkół Czy to może być dowolna interpretacja.??
Czy do szkół prywatnych o uprawnieniach szkoły publicznej (Gimnazjum i Liceum) odnosi sie nowa instrukcja kancelaryjna i archiwalna? i skad mam wziąć wykaz akt?? moge prosić o przykładowy? bardzo proszę o pomoc.
My jako nowo otwarty Powiatowym Ośrodkiem Wsparcia dziecka i Rodziny również musimy stworzyć archiwum gdzie mogę szukać instrukcji kancelaryjnej dla naszego ośrodka.Prosze o podpowiedz!
Pracuję w szkole podległej Starostwu Powiatowemu.
Kto powinien zapoznać mnie z nowymi obowiązującymi przepisami dotyczącymi instrukcji kancelaryjnej i jak maja wyglądać takie wykazy dla szkół
Czy Szkoła Podstawowa powinna wprowadzić nowa instrukcję kancelaryjną, archiwalną i jednolity rzeczowy wykaz akt? jeśli tak to na jakiej zasadzie? Czy wymaga to wydania zarządzenia dyrektora jednostki, czy zatwierdzenia przez Terenowego Dyrektora Archiwum Państwowego? Od czego mam zacząć?
Również pracuje w szkole podległej pod starostwo i dostałam polecenie opracowania jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej. JRWA jak skończe mam oddać do zaakceptowania do Archwum Państwowego aczkolwiek nie mam pojęcia czy to co do tej pory zrobiłam jest dobrze.
W tej chwili oddano mi zaakceptowaną, przez jednostkę nadrzędną, instrukcję kancelaryjną
Ja również mam problem z dopasowaniem spraw według nowej instrukcji kancelaryjnej, do czego dopasować np. współpracę z organami ścigania i sprawiedliwości??
Bardzo proszę o informację czy instrukcję kancelaryjną należy zlecić do wykonania na zewnątrz, czy ma to zrobić administrator lub księgowy. Instrukcja będzie dla nowo powstałej placówki opiekuńczo- wychowawczej .
Renata
Pytanie dot. systemu EZD
jest on w moim urzedzie systemem podstawowym, ale mam od niego wyłączenia (klas) i pytanie: co robić w takim wypadku z wersją elektorniczną, kiedy do sprawy potrzebny jest tylko papier, a w EZD sprawy nie zakładamy? ustawiać status na „załatwione”
Kolejne komentarze proszę dodawać tutaj. Odsyłam też do działu poświęconego przepisom kancelaryjnym.